Nghị định 59/2023/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở, quy định rõ kịch bản tổ chức cuộc họp thôn, tổ dân phố. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, dân chủ và hiệu quả trong việc quản lý, điều hành các hoạt động tại cộng đồng dân cư.
Theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 59/2023/NĐ-CP, kịch bản cuộc họp thôn, tổ dân phố được thực hiện theo bốn bước:
Bước 1: Khai mạc và giới thiệu.
Người chủ trì cuộc họp tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu tham dự, thông qua chương trình cuộc họp và giới thiệu người được đề cử làm thư ký. Thư ký cuộc họp được thông qua khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự biểu quyết đồng ý. Người chủ trì cũng công bố các quyết định, văn bản liên quan theo chương trình.
Bước 2: Thảo luận.
Người tham dự thảo luận về các nội dung do người chủ trì trình bày. Riêng với cuộc họp bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố hoặc thành viên Ban Giám sát, Ban Thanh tra, đại diện Ban công tác Mặt trận sẽ giới thiệu danh sách ứng cử và đề nghị đại diện hộ gia đình tự ứng cử hoặc đề cử người đủ tiêu chuẩn.
Sau khi thảo luận, người chủ trì tổng hợp ý kiến, đề xuất nội dung cần biểu quyết và hình thức biểu quyết (giơ tay hoặc bỏ phiếu kín). Phương án được thông qua khi có trên 50% đại diện hộ gia đình tham dự biểu quyết đồng ý.
Bước 3: Biểu quyết.
Nếu biểu quyết bằng giơ tay, kết quả được kiểm đếm ngay và ghi vào biên bản. Nếu bỏ phiếu kín, người chủ trì đề xuất thành lập Ban kiểm phiếu (3-5 người) do đại diện hộ gia đình biểu quyết chọn. Ban kiểm phiếu hướng dẫn thể lệ, phát phiếu, kiểm phiếu (có 2 đại diện hộ gia đình chứng kiến) và lập biên bản. Trưởng ban công bố kết quả tại cuộc họp. Biên bản kiểm phiếu được lập thành 3 bản gửi kèm Quyết định của cộng đồng dân cư đến Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã và lưu tại thôn, tổ dân phố.
Bước 4: Công bố kết quả và kết luận.
Người chủ trì công bố kết quả biểu quyết và kết luận cuộc họp. Quyết định của cộng đồng dân cư được thể hiện bằng nghị quyết, biên bản cuộc họp, bản ghi nhớ hoặc bản thỏa thuận, bao gồm các thông tin: thời gian, tổng số hộ gia đình, số người tham dự, nội dung thảo luận, hình thức biểu quyết, kết quả biểu quyết, nội dung quyết định và chữ ký của Trưởng thôn/Tổ trưởng, Trưởng ban công tác Mặt trận và 2 đại diện hộ gia đình.
Đối với cuộc họp bầu Trưởng thôn, Tổ trưởng tổ dân phố, người trúng cử sẽ ra mắt. Nếu không có người trúng cử, lý do sẽ được ghi trong biên bản để báo cáo Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, tổ chức bầu lại. Hồ sơ cuộc họp phải được hoàn thiện và gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp xã chậm nhất 5 ngày làm việc sau khi cuộc họp kết thúc.
Quy trình tổ chức cuộc họp thôn, tổ dân phố theo Nghị định 59/2023/NĐ-CP
Các tài liệu liên quan đến nội dung thuộc khoản 1, 2, 3 Điều 15 Luật Thực hiện dân chủ ở cơ sở (chủ trương đóng góp xây dựng cơ sở hạ tầng, quản lý tài chính cộng đồng, hương ước, quy ước) phải được gửi đến từng hộ gia đình ít nhất 2 ngày trước cuộc họp. Thông tin về cuộc họp (theo Mẫu số 01 kèm Nghị định 59) cũng phải được thông báo trước ít nhất 2 ngày qua nhiều hình thức như giấy mời, thông báo trực tiếp, truyền thanh, điện thoại, mạng xã hội và niêm yết công khai.
